書類を電子化して大幅に断捨離 取扱説明書は9割方廃棄

先日片付けが8割方完了、と書きましたが、残り2割は手のつけづらい、気の進まない箇所ばかりです。

今回は思い切って書類関係の整理を行いました。

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書類関係は保管していくと際限なく増えていき収集がつかなくなる

ここでいう書類とは家電などの取扱説明書、クレジットカードや銀行関係の規約・約款、保険証書や契約関係資料、その他明細や各種案内などなどです。

これまで、これらの書類は種類ごとに分類をしてキングファイルやクリアファイル等に入れていました。

しかし、なかなか維持が大変で、書類が増えてくるとファイルが足りなくなったり、都度入れないとどっさり溜まって、ごちゃごちゃになってしまっていました。

そうなってしまう根本的な原因は書類が際限なく増えていくことにあると思います。

そしてこれらの書類は年に数回見ればいい方で、殆ど見ないものがほとんどです。

基本的に捨てるという考えで整理する

そこで書類数をできるだけ減らす(捨てる)ことをテーマに整理を行いました。いわゆる断捨離です。

ただ、単純に捨てるだけだと必要なときに困ってしまうので、書類の電子化を取り入れ、以下のように整理しました。

  • 家電などの取扱説明書

メーカーホームページでダウンロードできるものはPDFファイルでパソコンに保存し、紙の資料は廃棄。

家電であればほとんど全ての取扱説明書がインターネットで手に入ります。

ただし、将来的に売却する可能性のあるもの(ベビー用品、テレビゲーム)やパソコンを見ながら操作できないもの(チャイルドシート)は保管。

これでキングファイル2冊分ほどあった取扱説明書の9割程度を廃棄することが出来ました。

  • クレジットカード規約、約款など

こちらもホームページで手に入るものはPDFファイルにして保存して廃棄です。

ただこちらはあまり無かったり、書類自体がコンパクトなので廃棄しなかったものが多いです。

  • 原本が必要なもの

保険証書や賃貸契約書など。これらは原本が大事ですのでこれまで通り保管。

  • 原本は必要ないがたまに見る可能性があるもの

PDFスキャンしてパソコンで保存。これまで、迷ったらとりあえず保管していたものを、迷ったらPDF保存に変えました。

パソコン上で保存する分にはかさばらないので、二度と見ないものを保存しても全くデメリットがありません。

ちなみに保存する際はフォルダ分けせず、全て同じフォルダに入れました。

ファイル名は検索しやすいように「保存日時+書類名称」にしました。例えば「20150604児童手当制度の案内」と言った感じです。こうすれば、うろ覚えの日付で探したり、「児童手当」で検索すればすぐに見つかります。

整理の結果、書類量が半分以下に減った

上記方法で整理して全体量が半分以下に減りました。

電子化したことで書類が減っただけでなく、パソコン上で簡単に探せるようになり、必要な書類を探す手間も軽減できそうです。

今後この状態を維持していくには、書類が届いたらすぐにどのように保管するかジャッジし処理する必要があります。

一旦保留にしておくと保留品が増えてPDFスキャンが億劫になり整理しきれなくなってしまいます。

また、パソコンが壊れたりしてファイルが消滅してしまうことに備えて、電子化したファイルは外付けハードディスクなどでバックアップをとっておこうと思います。

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